Nueve Estadísticas Reveladoras sobre la Importancia del Tiempo de Respuesta a tus Leads

El lapso que transcurre al contestar a tus leads puede tener un efecto significativo en tus índices de conversión. Para lograr respuestas más rápidas, considera la integración de herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o la contratación de soporte especializado en ventas.

El tiempo de respuesta puede marcar la diferencia entre cerrar una venta o perder una oportunidad. Cuando se obtienen leads de potenciales compradores interesados en tu marca, su disposición para realizar una compra está en su punto más alto. Responder rápidamente a estos leads mantiene ese interés elevado. Por otro lado, la demora en responder puede resultar en la pérdida de ese interés antes de tener la chance de generar una expectativa.

El «speed to lead», o tiempo de respuesta a un lead, es el período que transcurre desde el primer contacto con un cliente potencial hasta tu seguimiento. En la mayoría de las empresas, la respuesta promedio a un lead tarda unas 47 horas, según Forbes. Estos dos días brindan a la competencia la oportunidad de establecer una relación sólida con un cliente potencial o de hacer que tus leads pierdan el interés, e incluso cambien de opinión.

Aun cuando la respuesta a un lead sea excepcional, no se puede recuperar el tiempo perdido.

Además, según Forbes, solo el 27% de los leads son contactados. Al mejorar el tiempo de respuesta, puedes comunicarte con más leads mientras aún están interesados en comprometerse contigo.

En esta publicación, exploraremos la importancia de los tiempos de respuesta en el proceso de venta. Además, ofreceremos algunos consejos para mejorar la velocidad al responder a un lead.

¿Cuál es el tiempo de respuesta ideal a un lead?

El tiempo óptimo para devolver una llamada a un lead es de cinco minutos o menos. Según un estudio de InsideSales.com (ahora XANT) sobre la gestión de respuestas a leads, la probabilidad de contactar a compradores dentro de estos cinco minutos es 10 veces mayor que si se demora 10 minutos.

Un informe de la revista Harvard Business Review indica que las empresas que responden en menos de una hora tienen siete veces más posibilidades de tener conversaciones significativas con personas listas para tomar decisiones. Retrasarse puede significar perder la oportunidad de concretar una venta con las personas adecuadas.

No obstante, la Harvard Business Review señala que solo el 37% de las empresas responden en menos de una hora. Ricochet360 también afirma que el tiempo de respuesta promedio a un lead proveniente de la web es de 17 horas. Dado que la mayoría de las marcas no responden en la primera hora (ni siquiera en el primer día), se evidencia que muchos equipos de ventas están desaprovechando numerosas oportunidades de negocios.

Para el seguimiento por correo electrónico, un canal con tasas de conversión más bajas que las llamadas telefónicas, el tiempo de respuesta a un lead debería ser aún más rápido. Por ejemplo, cuando los leads se suscriben a una newsletter, el 74% espera recibir un correo electrónico de bienvenida automáticamente.

Con la continua influencia de Internet de alta velocidad en nuestras vidas, los clientes ahora esperan respuestas automáticas en todos los canales de comunicación de las marcas.

Nueve datos que resaltan la importancia del tiempo de respuesta a un lead

¿Necesitas más motivos para apuntar a responder dentro de los primeros cinco minutos? Aquí te presentamos nueve estadísticas que demuestran la importancia del tiempo de respuesta en el primer contacto con un lead:

1. RESPUESTAS RÁPIDAS GENERAN HASTA UN 50% DE LAS VENTAS

Ser el primero en responder a un lead es crucial para asegurar el éxito. Los vendedores que responden primero a un lead obtienen entre un 35% y un 50% de las ventas, según datos de Vendasta y Ricochet360. Este primer contacto establece las expectativas para los clientes potenciales. Si no eres la marca que establece esas expectativas, tendrás que superarlas.

Un retraso de apenas un minuto puede significar la pérdida de un cliente dispuesto a realizar una compra considerable. Y si no respondes, según Website Builder, el 30% de los compradores irán directamente a la competencia.

2. LLAMAR PASADOS LOS 30 MINUTOS ES 21 VECES MENOS EFECTIVO

Los leads no esperarán media hora para recibir tu llamada. De acuerdo con LeadSimple, es más probable tener conversaciones significativas con leads si se les llama dentro de los primeros cinco minutos. Incluso hacer la llamada después de esos cinco minutos reduce en un 10% la probabilidad de que los leads respondan.

3. REDUCIR EL TIEMPO DE RESPUESTA A 1 MINUTO AUMENTA LAS CONVERSIONES EN UN 391%

¿Quieres garantizar los mejores resultados? Apunta a un tiempo de respuesta de un minuto en lugar de cinco. Un informe basado en encuestas sobre la velocidad de respuesta indica que responder en un minuto puede aumentar las conversiones de leads en un 391%. Incluso retrasarse un minuto más (dos minutos en total) ofrece menos de la mitad de mejora, con un aumento del 160%.

Cada minuto de retraso actúa como un obstáculo que reduce significativamente tus tasas de conversión.

4. EL 82% DE LOS CLIENTES ESPERAN RESPUESTAS EN MENOS DE 10 MINUTOS

Los compradores no desean esperar innecesariamente. En el mundo digital actual, la mayoría considera crucial obtener respuestas en 10 minutos o menos, especialmente en el ámbito de las ventas. Los clientes son aún menos pacientes cuando se trata de obtener soporte de ventas en comparación con el servicio al cliente, por lo que mantener un tiempo de respuesta bajo es crucial.

5. MENOS DEL 25% DE LAS EMPRESAS CONTACTAN A LEADS DE INTERNET POR TELÉFONO

A pesar del poder que tiene la llamada telefónica para contactar leads, OpenView señala que la mayoría de las empresas no lo hacen con los leads generados desde internet. Muchas empresas optan por responder con correos electrónicos automáticos, por lo que llamar a los leads puede marcarte la diferencia.

6. LOS JUEVES SON EL MEJOR DÍA PARA CONTACTAR

Si bien responder rápidamente es crucial, el día de la semana también puede marcar la diferencia. Un estudio de gestión de respuesta a los leads descubrió que las llamadas realizadas los días jueves obtuvieron ratios más altos de calificación de leads, siendo los miércoles el segundo mejor día y los viernes el peor día.

 

7. ENVIAR TUS EMAILS EN EL MOMENTO INDICADO PUEDE AUMENTAR TU RATIO DE CONVERSIÓN EN UN 49%

Por si aún no ha quedado claro, el tiempo es todo. Según una estadística de velocidad a la que Xoombi hace referencia, el hecho de programar tus llamadas a un lead puede aumentar tus ratios de conversión de manera considerable. Es más, programar tus emails adecuadamente puede aumentar tu ratio de conversión en un 53%.

8. EL 71% DE LOS CLIENTES HAN REALIZADO COMPRAVENTAS BASADAS EN LA CALIDAD DE LA EXPERIENCIA

Cuando los compradores tienen que elegir entre distintas marcas, la experiencia que se le ofrece al cliente es un factor que influencia mucho su decisión. El tiempo que tardas en contestar le da a ese posible cliente una primera impresión de la experiencia que le ofrecerá tu marca. Si no estás disponible para ayudarle ahora, puede que no confíen en que los ayudarás cuando te necesiten más adelante.

9. AL TENER TIEMPOS DE RESPUESTA LENTOS, LAS EMPRESAS PUEDEN EXPERIMENTAR UN AUMENTO DEL 15% EN LA ROTACIÓN DE CLIENTES

No contestar a los leads de manera oportuna puede aumentar tu tasa de rotación de clientes, lo cual significa que menos personas entrarán en tu embudo de ventas. Y eso implica una pérdida de negocios.

5 consejos para mejorar tu tiempo de respuesta a los leads

Hemos compilado cinco consejos para optimizar tu tiempo de respuesta a los leads que te ayudarán a mejorar el tiempo de respuesta e impresionar a tus posibles clientes.

1. UTILIZA CRMS DE VENTAS PARA GESTIONAR LEADS ENTRANTES

Los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes de ventas (CRM de ventas) son herramientas de ventas útiles que registran tus interacciones con los leads. Las plataformas de CRM como Salesforce, Freshworks y Command pueden ayudarte a mejorar tu tiempo de respuesta a un lead de las siguientes maneras:

• Al notificarte cuando se crea un nuevo contacto

• Al mostrarte quién sigue esperando que le contactes

• Mediante la clasificación de leads, para que puedas priorizar a qué leads contestarle cuando tienes un gran volumen de nuevos leads

2. INVIERTE EN HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIÓN

Si bien no puedes automatizar una llamada de ventas, sí puedes enviar un email o mensaje de texto automatizado para informar a tus leads que has recibido su mensaje. Una vez que obtengas la información de contacto de tu lead, puedes enviarle un mensaje que le permita saber qué esperar a continuación, ya sea una llamada telefónica en unos minutos o una serie de emails (que pueden ser una campaña de goteo totalmente automatizada).

Los bots también pueden ser útiles.  Los bots pueden responder preguntas básicas por ti para enviar respuestas inmediatas.  Y, si no pueden contestar la pregunta, pueden recolectar información para calificar un lead a través de preguntas claves.

3. OFRECE SOPORTE DE VENTAS EN TIEMPO REAL

 El mejor tiempo de espera es ninguno. Y, si puedes responder a un lead en cuestión de segundos con la ayuda de un representante de ventas en tiempo real, ganarás esos leads y posibles futuros clientes.

Algunos clientes no tendrán problema con completar un formulario online si prefieren programar una cita contigo o no tienen prisa. Sin embargo, a menudo, las personas que visitan tu sitio web quieren asistencia en tiempo real. Puedes ofrecer este servicio de diversas maneras:

• Pon tu número de móvil en tu sitio web

• Crea una ventana emergente de chat automático

• Ofrece la posibilidad de realizar una videollamada en el momento

De todas estas opciones, la videollamada en vivo puede ofrecer la mejor experiencia al cliente. Hablar con tus clientes cara a cara hace que tu marca se vea más humana, lo que puede ayudarte a mejorar tu ratio de conversión de leads.

4. HAZ UN ANÁLISIS PARA SABER CUÁNTO PERSONAL NECESITAS

Una de las partes más difíciles de responder a tus leads rápidamente es tener el personal necesario para poder hacerlo. El hecho de analizar los datos recopilados de tu generación de leads te ayudará a identificar cuáles son los mejores días y horarios para tener más personal disponible. Por ejemplo, si notas que la mayoría de los leads de Internet llegan los martes por la tarde, puedes reforzar tu soporte de ventas durante ese momento.

Contratar representantes de ventas específicamente para mejorar tu tiempo de respuesta a los leads también puede ayudar. En lugar de poner a tu equipo a trabajar en todas las áreas, puedes poner a parte de tu personal a cargo de hacer el primer contacto con los leads.  Los representantes de ventas especializados pueden crear una gran primera impresión y responder rápido, ofreciendo una buena experiencia al cliente desde el principio.

5. HAZ UN SEGUIMIENTO DEL TIEMPO DE RESPUESTA A TUS LEADS PERIÓDICAMENTE

Para mejorar el tiempo de respuesta a tus leads, necesitas saber cuánto tardas actualmente. Échale un vistazo a tus tiempos de respuesta al menos semanalmente para asegurarte de que están alineados con tu tiempo de respuesta ideal. Luego, al menos mensualmente, analiza de qué manera tus tiempos de respuesta están afectando las estadísticas de tu negocio. Por ejemplo, tu ratio de conversión puede aumentar a medida que tu tiempo de respuesta baja.

Hacer un seguimiento de los tiempos de respuesta de cada representante de ventas individualmente también puede ayudarte a mejorar tu tiempo de respuesta a un lead. Además, esto puede mostrarte quiénes necesitan más formación o soporte.

Reduce los tiempos de respuesta a tus leads

Las marcas que responden a los leads más rápido son las que probablemente ganarán la venta. Para mejorar el tiempo de respuesta a un lead, considera la posibilidad de invertir en herramientas como CRMs, bots y un software de soporte de ventas en vivo. Hacer un seguimiento de la información recopilada en tu generación de leads y tus tiempos de respuesta también te ayudará a reducir el tiempo de respuesta de manera considerable.

La mayoría de los clientes hoy en día se inclinan por aquellas empresas que contestan rápido. Entonces, es clave que puedas mejorar tus tiempos de respuesta para que tu trabajo de ventas sea exitoso. Con una herramienta de videochat en vivo en tu sitio web, puedes impresionar a los leads reduciendo los tiempos de respuesta a tus leads a segundos.

 

Fuente:

https://blog.kwspain.es/todos/2022/6/3/estas-9-estadsticas-sobre-el-tiempo-de-respuesta-a-tus-leads-te-sorprendern